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浅议美国建筑事务所经营管理模式

2013-03-01 08:00:00 发表|来源:|作者:李涵;任丽杭|访问:6361

1 面临国际市场竞争的中国建筑设计行业

    当前世界经济进入以信息革命和市场全球化为代表的新经济时代.竞争对手来白全世界,中国的建设热潮吸引全球的明星建筑师和著名事务所前来瓜分建筑设计市场.众多境外知名事务所迅速建立了中国分部各类合资独资私人建筑事务所也如雨后春笋般成立,市场的激烈竞争使建设单位深受其益但同时也让国内设计院的日子越来越不好过。

    我国占主导地位的大型工程设计院多诞生于计划经济体制下,附属于各自的行业主管部门。最近.一些大院都在逐步向企业过渡.面临着所有制结构、企业类型、业务范围、项目组织管理方式和服务意识等方面的战略调整。改革中有成功的经验也有失败的教训。市场竞争,适者生存.

    本文通过作者在美国事务所的工作经历尝试总结美国事务所的运作方式与特点希望能为我国的建筑设计企业在新形势下的发展提供借鉴.

2 美国建筑事务所的人力资源管理

    建筑师作为一种特殊职业.其工作范畴不属干传统意义上的艺术、科学、工程、社会学等单一领域。因此在西方教育体系中,建筑师的教育与培训独立于上述学院之外。建筑师事务所也与大多教企业公司在组织生产市场以及发展等方面有较大的区别。成功的事务所除了善于商务运作还依赖于有很强专业能力的设计团队和名牌建筑师。人力资源管理构成了设计事务所管理制度中非常重要的一环。

    2.1 人才梯队

    充足良好的人力资源决定了公司的生产力。美国事务所普遍设有人力资源经理,除了面试应聘者外,还定期向管理层呈交员工状况报告,是管瑰层决定员工升降级、控制经营成本的重要参照信息。在对已有入力资源的运用上,美国事务所重视维护合理的人员梯队结构(Hierarchy)。简言之,合理的建筑师梯队结构应该具备至少高、中、低3个层次。

    高层主要山老板(通常本人也是建筑师)、设计总监(Design Dlrector)、资深建筑师/设计师组成.决策公司的宏观发展,客户市场开拓,定拉与项目的设计取向等。一般不参与项目具体的技术设计。

    中层:主要由项目经理以及具备一定技术与经验的建筑师组成,能够在大方向确定的条件下落实技术细节。

    低层:主要由绘图员.助理建筑师与实习学生等组成完成具体的绘图工作。

    从管理学的角度来看,任何一层的人员应从事与其相对应的工作,任何的“越级”举动都是对生产关系的挑战以及对生产力的浪费。一位朋友曾“降格以求”应聘一个较低的职位,本以为十拿九稳,结果却遭到拒绝理由是Over-qualified.美国人认为资历与职位之间差异过大会给企业带来不稳定因素。国内一些名牌设计单位在招聘时过于注重高学历招收的一律为博士、硕士暂不谈高学历和高效益是否有直接关系,仅仅从人才梯队本身来看就是管理上的失策,不但增加企业成本还有损生产体系的整体效率。

    为了减少“越级工作”产生的浪费.应保持一个合理的人力资源体系结构。各层人员的具体比例取决千项目种类(住宅、医疗、商业、学校等),以及公司的财务状况,美国建筑师事务所中的住宅、商业与校园项目组通常高中低层人员配置的比例是1:1:2,医院类项目由于其专业要求的复杂性而达到1:2:3.高层人员通常可以同时负责3-8个中型项目,从而合理地分配了人力资源。

 2.2 员工绩效考评与薪金制度

    在欧洲,由于存在着强势工会的千预,严格的法律使企业解雇员工变得既困难又昂贵,因而产生了保守稳定但缺乏竞争活力的产业状况。相时而言,美国的人事制度更偏向资本所有者、管理层解雇员工几乎没有什么法律上的限制。丢饭碗的压力促使员工们努力工作。另一方面,“良鸟择木而栖,良臣择主而事”。美国人平均每4年一5年换一次工作。老板们对员工跳槽监管压力在提离工作效率的同时也增加了员工跳槽的可能性.如何既保证生产效率又避免人才流失不同的经营理念产生不同的企业文化,有的公司通过局域网实时监控每一台计算机,安全监视摄像头兼用干监督员工。不可西认上迷办法对某些行业效果明显,但会降低员工对公司的忠诚度。特别是对于建筑设计这类对员工创造力与技能依赖性较强的领域,这种不信任感会影晌公司的长远利益。

  作者所在的建筑师事务所从未采用过严格的员工监督机制,工作时间弹性化,气氛宽松,许多资深员工与技术骨千乐于长期为公司服务。有些甚至工作了20年不跳槽,这在美国很少见。诀窍何在?正如一位事务所老板所说,在美国是纸控制人(paper control people.).所有关国建筑师事务所的周工作报表(Timesheet)恐怕是最令作者叹服的监翻管理手段、管理者不需要监视员工的纪律出勤,而是对照员工每周在公司网上提文的周工作报告与项目经理的项目工作报告,便可得到工作进展与致率最准确的资料。周工作报表横向为一周对应的天数,纵向为项目编号,员工每天填入在某个项目上花费的小时数,核实工作量则通过项目经理签字完成。

  美国的建筑设计收费分两种:一种和我国近似,根据项目的复杂程度,按投资额的一定比例收取,一个总数包死;另一种事根据人员实际工作时间清单,分阶段按小时向甲方结算。不同级别的人员取费也不同。美国人力成本很高,建筑设计也不是高利润行业。项目经理的一个重要工作是控制成本。管理不慎就会导致亏本。所以员工的工作报表对公司具有重要意义,是每个项目成本核算和员工的季、年度评定的基本统计数据。每个员工的工作量和工作效率由数据来说话,员工薪酬的变动和每季度一次的绩效考核直接挂钩。此举有助于促进员工的自觉性与营造公司良好的工作气氛。


  国内一些设计院通过分配制度的改革将员工的收入与产值责任挂钩,以鼓励员工的积极性。但如果缺乏科学的系统的定量分析管理,反而易引发矛盾和不满。当前美国建筑事务所种某些高级职位,如高层管理、项目经理、骨干设计师等因工作重要且不易定量、多为固定年薪。薪水高但没有加班费。而对其他工作较易确定的岗位多为时薪制。如绘图员、系统维护员、会计等。合理分配年薪制与年薪制比例,可以满足公司正常运行的前提下为公司节省人员开销。

3 美国建筑事务所的项目管理

3.1 文档管理与制图规范

    美国的房地产项目的前期运作时间一般长于中国的同类项目,有些大型项目的设计周期会延续5-7年,而美国人员流动又相对频繁,为了保证工作的连续性,规范化的文件管理系统与制图标准非常重要。

  新员工工作的第一天,管理人员通常会着重介绍公司的文件存档制度和制度规范。并印刷手册供员工随时参考,美国建筑师事务所的项目有自定的统一编号,同一项目的不同阶段也有其对应的阶段子编号,项目进行到一定阶段时便

  由公司的专职文件管理人员来负责阶段性存档。这些曾经很繁琐的工作在当今的办公系统上很容易完成,制度规范则更为系统。从图大小、顺序、格式、到土层命名、线型选择、制图比例、标注文字尺寸等都有严格规定,这种规范统一应用后。设计图纸就像上了流水线。设计人员之间的配合变得协调顺畅。而且不论谁来接手,都能迅速进入状态。国内设计院多能保证成品图纸符合国家的制图规范。在绘图习惯方法上却因人而异,接手困难。若能学习国外的经验,可以减少对个体绘图者的依赖,并使项目组的人力安排更灵活。

3.2 项目组人员配置

  美国建筑事务所常见的两种模式为:

  1)固定的项目组人员搭配

  就是一些人员组成长期固定配合的工作小组。此模式优点为组内成员相互较为熟悉,分工明确,易于合作。缺点使不利于培训新人,不利于新思想和新观念的产生,同时从公司整体来看不利于统筹分配人力资源。这种组织形式常会产生某些工作组忙得不可开交,而别的工作组却没事可做。有时也会产生整个工作组跳槽。这种形式通常被规模大人员多的事务所采用。

  2)灵活分配

  一般项目的前期工作主要由项目经理独自承担,随着工作进展,由公司管理人员统筹调配各工种的设计与制图人员参与,这种模式的优点是易于合理组织人力资源,但是管理者需要实时了解和掌握每个项目每个人的工作进展情况。当今的软件资源使得这个工作难度大大降低。以目前状况看。这种模式更适用于中小型的事务所。

3.3 质量管理

  美国与国际建筑师市场实行建筑师负责制。客户可通过法院对建筑师追究其责任范围内造成的损失,因此必须建立一套完善的质量控制体系。目前国内设计单位多数都已纳入ISO9001:2000质量管理体制,与国际接轨。如严格执行,应能保证设计质量。

  美国事务所在细节上有一些经验可以供我们借鉴。如当审图建筑师发现一处错误后,都会在图纸上用红色荧光笔标记,该图的人员每改完一处错误,用黄色荧光笔标记,不清楚的地方不动,等改动完成后将原图与新图交还建筑师对照审查。这种土办法看似简单,但如果严格执行则可以减少该图者和审图者的许多重复工作,加快该图速度。同时,保留改动的过程图可以为将来的复查审稿提供原始资料。

 4 服务范圈

  与国内传统建筑设计单位相比,美国的许多建筑师事务所承担更广泛的服务范围,更大的资任更细致的分工合作.他们的服务范围除了初设,扩初施工图、施工监管之外还包括:1)前期的建筑计划;2)施工前的项目造价评估与控制;3)申请所在地区必需的一切建造许可证;4)项目宪成后的后期评估。

4.1 前期建筑计划

  由建筑师事务所与开发商共同完成。美国开发商的开发提案必须褥到当地政府和公众的批准。第一步就是做出总体规划设计报建筑局批准,主管职能部门包括:市政工程、市政规划、法规、区域规划、环境、历史保护等等.程序如下:

    (1)提案预申请会议;(2)正式提案申请;(3)提案审查:(4)公众听证会;(5)最后决定

    当地政府主管职能部门严格依法律办,法规条款非常详细人为干预因素较少。政府部门宗旨是在不损容公众健康安全、财产的前提下积极帮助开发商了解政策法规实现开发目标。开发商的开发计划主要依命建筑师事务所参与完成,

4.2 控制项目造价

    美国的建筑师事务所担负扮控制项目造价的重要资任。美国的房地产业平均净利润率为5%,所以项目负责人必须对造价有着精细地控制,法律上结算与预算的误差不能超过7%,这就要求建筑师不但要了解各种建筑部品构件以及当地的施工市场的价格,更要在工程的每个阶段与估价顾问公司,施工厂商以及材料供应商密切配合。

4.3 帮助客户申请建筑许可证

    设计遵循的建筑规范按等级分包括联邦(Federal)、州(State),郡(County }、居住区(Community)设计规范.要施工必须申请建筑许可证(Building Permit).美国的建筑许可证按等级分为郡和居住区,而且须分别申请.而其条款有时会有冲突或重叠。许多建筑还要求举行所在地区的听证会来讨论其可行性。这些都要建筑师事务所与客户、政府办公部门的密切配合。

4.4 后期评估

    后期评估主要由客户、施工方和建筑师共同完成。

5 市场定位、开发与推广

    美国的设计事务所很多设有市场部、或雇用专业的市场开发研究人员或咨询公司。专业市场人员对各种媒体、客户人群有非常系统的分析和了解,掌握第一手的统计数据,会为企业的市场开发提供有用的信恩和建议。笔者所在公司的市场开发人员主要负责的工作包括:

    1)投标协助工作:与公司管理层拟定设计意向书(Proposal)、公司介绍材料(Resume)、投标理议等。

    2)企业形象宣传:企业标识(Logo)、网站、宣传册、纪念品等。

    3)社会活动:组织逢年过节与客户的礼品往来协助公司参加社会活动举办讲座,提供免费培训接触媒体参加研讨会,搜集与事务所业务相关的新闻事件及信息等。

    社会公益活动的重要性在于开发潜在的客户:笔者公司的某些建筑师在市内几所公立中学义务帮助学生进行课外兴趣活动,教他们熟悉一些绘图软件并了解建筑师事务所的工作概况.后帮助公司得到了这些中学的许多项目。公司每年也为本市几所大学的建筑系提供固定的实习名额因而也成为这些大学的指定建筑设计机构之一。事买证明,社会活动是扩展业务最有效的手段之一。

6 新技术与新概念

    国内的建筑师事务所早已甩掉绘图板取而代之的是计算机与大型打印机。然而许多建筑师对“高科技”的概念仅停留在AutoGAD计算机绘图的基础上,而对办公自动化、计算机辅助制造等接触不多。

    新技术为建筑事务所带来的革命不只在绘图领域还体现在办公自动化,项目管理、工程预算等环节,它帮助我们减少对个人经验的依赖,帮助处理繁重的表格和文件提高了准确性与工作效率。当前美国建筑师事务所的项目管理人员主要依靠Microsoft的office系列,Project系列,Adobe的图像处理系列等软件来有效组织资源和跟踪任务,以保证项目符合工朋和预算.

    另外一些事务所已开始运用三维打印机来拓宽设计师的想像空问。国内建筑师普遍懒于动手制作草模推献方案,引进新技术设备有助于提高设计质量。

    抛开发展商纯商业炒作的许多新概念不谈,绿色建筑(Green Building)是这些年真正在逐步影响我们未来建筑模式发展的新概念,并由此诞生了LEED(Leadership in Energy&Environment Design)运动LEED的英文直译就是:能源与环境领先设计。

    与以往许多研究不同的是.LEED具有明确的组织章程,规范,以及一整套评级体系,它可以根据建筑的布局、材料、施工手段等方面来为建筑打分,凡是采用有助于节约能源和保护环境措施的就会得到较高的分值.而要使建筑达到一定的LEED标准.必须要由认证的工程技术人员来指导完成设计.LEED协会提供各工种的技术人员的资格认证及培训。建筑事务所纷纷组织人员参与,以求在未来10年的竞争中跟上时代的变化。对于建筑师来说LEED证书已成为建筑师证书以外另一重要职业证书。虽然目前还没有从法津上强制执行,但这种评分体系正逐渐为美国社会和政府的有识之士接受并得到应用,比如有的郡、市已经规定所有的由政府出资的项目,像图书馆、医院、学校、政府机关等.必须达到相应的LEED标准(即分数)、同时对于达到标准的建筑给予相应的补贴和财政支持。

    国内关干绿色建筑的研究与文章不少也有参照美国LEED标准而制定的绿色建筑标准,但还需要从政府的角度来切实加大推广实行的力度,促使地产界与设计界脱离商业概念的炒作,务实地投入人力、资金与技术资本。同时政府应出台相关优惠奖励政策,引导我国的建筑行业朝着积极的可持续发展的方向前进.

7 几点建议

    目前国内许多大型设计院都在面临脱钩,改企的关头,作者认为国内建筑设计企业可以借此时机完成资源重组,资源重组的目的是实现社会资源的最合理搭配.首先分析当前资源分配体系的弊端(资源劣势)然后通过集中资源来产生资源优势(规模化效应、强强联合)最后将资源优势转化为竞争优势(获得效益)。需要指出的是,从建筑事务所的业务特点来看资源优势并不一定需要通过规模优势来形成竞争优势.世界年营业额居第三的福斯特事务所与前两位的事务所营业额相差无几,但雇用人数仅为前两位的1/4一1/5。建筑事务所的员工队伍求精而不求多。

    在资源重组的同时,设计机构不应过分重视眼前利益,应抓住一切可利用机会参与国内外重大项目,增加对国际市场房地产开发机构(投资银行、区城性开发组织、房地产公司、跨国工程承包公司等)运作模式与大型国际化工程开发过程的了解、学习境外同行的长处、最大化企业的市场份额与生存能力、为加入竞争及长远发展打好基础。

    史评刘邦与韩信的过人之处为“韩信善用兵.沛公善点将。”对人的领导能力是一个营理者最为重要的能力。国内的很多管理体制仍沿袭“技而优则管”的经验,管理层多为从技术骨干中选拔,此举的弊病是易于过分重视技术能力而忽略管理统驭能力。笔者公司的内务总管并非建筑师出身,原来是一家医院的高层管理者。在建筑事务所,他统管人力资源,分派调配所有人员的工作.对员工的绩效进行综合考评:大老板只管在外面谈项目,所内一切事物那由她来打理。他严谨科学的管理方法和出色的人际关系协调能力使得整个事务所气氛宽松,工作高效,近年一直在稳步快速地壮大发展。所以优秀的管理人才对于建筑设计事务所至关重要。

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